Фінансові облік та звітність суб’єктів господарювання зазнали софтверного новаторства – це застосування ПРРО. Залучення цифрового аналога касових апаратів сприяє веденню прозорого бізнесу та допомагає скоротити витрати на придбання обладнання звичайного РРО.
Що таке ПРРО та його призначення?
ПРРО – це програмний реєстратор розрахункових операцій, який використовується для контролю за готівковими та безготівковими коштами за допомогою фіскалізації інформації та платежів. Цифровий програмний РРО має вигляд комп’ютерної програми або мобільного додатку. З його допомогою відбувається реєстрація та зберігання фіскальних даних у ПДС через кіберпростір.
ПРРО або РРО є обов’язковим до використання для учасників підприємницької діяльності, які знаходяться на II, III, IV групах. Аналог касових апаратів має повноцінну юридичну силу (Закон України №128 від 1 січня 2020 року та Закон України №3219-ІХ «Про внесення змін до Податкового кодексу України та інших законів щодо особливостей оподаткування у період воєнного стану» від 30 червня 2023 року).
Переваги використання в бізнесі
Програмний реєстратор має багато переваг у порівнянні з фізичними касовими апаратами. Основні позитивні моменти роботи з програмним РРО:
- ПРРО дозволяє фіксувати продажі онлайн одразу після їх проведення;
- реєстрація ПРРО в податковій відбувається онлайн та займає 1 день;
- присутні дві опції касових чеків: чек на папері та електронний;
- автоматична генерація звіту та посилання до ДПС;
- швидка інтеграція з обліковими системами;
- реєстрація в податковій відбувається без укладання договору з постачальником;
- відсутність потреби в сервісному обслуговуванні та опломбуванні.
Недоліком роботи з ПРРО є короткочасовий дозвіл роботи з програмою під час відсутності інтернету (36 годин поспіль та 168 годин на місяць). Під час перевищення ліміту продаж товару заборонений.
Типові помилки при роботі з програмним РРО та як їх уникнути
Помилки при роботі з ПРРО зустрічаються часто. Зазвичай вони пов’язані з людським чинником (некомпетентність бухгалтерів та касирів, неуважність). Рідко бувають негаразди за технічними проблемами як перебій в електропостачанні, вихід з ладу певного обладнання.
Основні типові помилки:
- відсутність окремих обов’язкових реквізитів на фіскальному чеку;
- фіскальний чек некоректно заповнений;
- відсутність обов’язкових реквізитів у Z-звіті;
- Z-звіт не надруковано або не збережено;
- наявність надлишків або нестачі в місці проведення розрахунків;
- помилкове проведена сума;
- виконання операції «службове внесення/видача» з вини касира;
- помилка у формі розрахунків.
Суб’єктам господарювання для уникнення проблем з програмним фіскальним реєстратором рекомендується співпрацювати з фахівцем, який займається саме програмним забезпеченням. Бо специфіка ведення обліку РРО та ПРРО відрізняється. Найкращим варіантом мінімізації появи помилок вважається замовлення послуг у довірених компаній, які здійснюють супровід та дають наочні інструкції.
